Sinergia, no Aurélio: do grego synergía, ‘cooperação’; substantivo feminino; ato ou esforço coordenado de vários órgãos na realização de uma função; associação simultânea de vários fatores que contribuem para uma ação coordenada; ação simultânea, em comum. Na prática, o maior projeto de transformação organizacional da América Latina.
A história desse projeto começa no final de 1997, com um estudo de viabilidade para a integração dos sistemas de informação da maior empresa nacional, a Petrobras. E conta com um processo de seleção de parceiros cheio de lances emocionantes de onde, em 1999, a SAP e a Ernst&Young saíram vencedoras — não sem muita chiadeira dos perdedores. Polêmicas à parte, a lisura do processo foi comprovada até mesmo pelo Tribunal de Contas da União.
A SAP possui cerca de 12 mil clientes em todo o mundo e cerca de 90% das companhias de petróleo utilizam o sistema como base de informação gerencial, entre elas Manguinhos, Agip, Exxon e Shell. No Brasil, ao que parece, apenas a Ipiranga usará plataforma diferente. Esse é um dado que ganha importância quando se sabe que a Petrobras foi o único cliente SAP que condicionou a aquisição a uma avaliação prévia com metas mínimas de rentabilidade. O que a equipe da estatal fez foi um contrato de risco, ou um business case na linguagem das consultorias ou, na linguagem da Petrobras, um estudo de viabilidade, usando o software. A Petrobras alocou cerca de 50 especialistas e a Ernst&Young e a SAP outros tantos. “Identificamos alguns pontos a serem melhorados dentro da empresa na época, cerca de 100”, comenta Jorge Mattos, gerente do Projeto Sinergia.
Foi feito, por exemplo, o protótipo de como poderia funcionar o acesso on line à posição do estoque de um determinado equipamento para ser compartilhado por todos. Daí, contabilizou-se quanto de estoque se reduziria, qual era o custo do capital economizado, etc., fechando-se o caso, e assim da mesma forma para os outros 99. “Foram três meses de testes no tudo ou nada, mas os resultados ficaram bem acima do mínimo estipulado. Ficamos convencidos, conseguimos aprovar o projeto e começamos os trabalhos”, recorda Mattos. O tudo ou nada a que Jorge se refere é o acordo de que, no caso do não atingimento da taxa mínima de retorno (20%), a Petrobras não pagaria nada do valor investido pelo consórcio SAP/E&Y. A taxa de retorno ficou acima de 50%a.a.

Nessa fase do Projeto, a equipe identificou as oportunidades, quantificou os benefícios, os investimentos e os impactos na organização. Finalizados os estudos, o Projeto Sinergia pôde, então, ser a base para as grandes mudanças propostas no Planejamento Estratégico da companhia e, portanto, ser alçado a projeto prioritário. O Planejamento Estratégico agendava melhorias na avaliação de desempenho empresarial, na integração de subsidiárias e melhor relacionamento com acionistas, investidores e clientes, aspectos que mais de mil sistemas de informação.
Segundo Jorge Mattos, os sistemas existentes são bons isoladamente, mas não se integram. Por exemplo, o sistema de materiais é muito bom, mas não se integra automaticamente com o sistema da contabilidade e assim por diante. “Há uma série de novas iniciativas de mudança que demandam informações precisas e disponibilizadas em tempo real”, afirmou.
As mudanças colocam o foco na integração, na gestão por processos e no negócio, demandando novas competências, novas práticas gerenciais e um novo ambiente tecnológico.
Mas, ao contrário do que acontece normalmente, em que o projeto está nas mãos do integrador, a equipe do Projeto Sinergia mantém o controle de cada etapa através da transferência de conhecimento feita pelo pessoal da E&Y — misturados aos funcionários da Petrobras pelos quatro andares alugados para acomodar a equipe do projeto, em regime intenso de trabalho, inclusive nos fins de semana.